Un poste distinct du transport des participants
Le fret et la logistique regroupent le transport du matériel, de la scénographie et des stands, aussi bien celui de l'organisateur que celui de chaque exposant. Ce poste est distinct du transport des participants, qui déplace des personnes, et de la scénographie elle-même, qui couvre les matériaux et leur fabrication : ici, c'est le trajet des marchandises jusqu'au site qui est mesuré.
Sur un événement type, ce poste représente entre 5 et 20 % des émissions totales, une fourchette qui recoupe celle de la restauration, mais qui dépend de facteurs très différents : nombre d'exposants, distance moyenne parcourue par leur matériel, et mode de transport utilisé (route, mer, air).
Les données que détient le logisticien fret
Le logisticien fret détient les trois données qui permettent d'estimer ce poste : les kilomètres parcourus, le poids transporté, et le type de véhicule utilisé. Ces trois informations, croisées, suffisent à rattacher chaque trajet à un facteur d'émission adapté, qu'il s'agisse d'un camion standard, d'un poids lourd frigorifique ou d'un transport maritime pour du matériel venu de loin.
Comme pour les autres prestataires, la meilleure façon d'obtenir ces données est de les intégrer dans le contrat dès le départ, plutôt que de les redemander après la fin de la mission de transport. Un logisticien habitué aux salons professionnels dispose déjà de ces informations dans ses propres systèmes de suivi, puisqu'elles servent aussi à sa propre facturation.
Pour l'organisateur, cette proximité entre données logistiques et données de facturation est une bonne nouvelle : il n'est pas nécessaire de demander au logisticien de produire un nouveau document spécifiquement pour le bilan carbone, un export de ses fichiers de suivi habituels suffit généralement à couvrir le poste.
Le fret exposants, une chaîne éclatée
Contrairement au fret organisateur, généralement confié à un seul prestataire pour tout l'événement, le fret des exposants se répartit entre des dizaines, parfois des centaines d'acteurs différents, chacun responsable de son propre matériel. Cette chaîne éclatée rend la collecte de données plus complexe que sur les autres postes d'un bilan carbone événementiel : il n'existe pas un seul interlocuteur mais autant que d'exposants participants.
C'est pour cette raison que les gros exposants, ceux dont les stands dépassent 50 m² ou qui viennent de l'étranger, méritent une attention prioritaire : leur impact sur le bilan est disproportionné par rapport à leur nombre, et ils sont généralement les mieux préparés à ce type de démarche, disposant déjà de services logistiques structurés en interne. Commencer la collecte par ces quelques exposants, plutôt que de viser l'exhaustivité dès la première édition, permet d'obtenir rapidement une estimation qui couvre déjà l'essentiel du poste, avant d'étendre progressivement la démarche aux exposants plus modestes.
Intégrer la collecte dans le kit exposant
La donnée fret d'un exposant se collecte le plus efficacement en l'intégrant au kit exposant, au même titre que le règlement technique ou le plan d'allée. Ce n'est pas une démarche à part réservée à quelques volontaires sensibilisés au sujet carbone : c'est une information logistique comme une autre, demandée au même moment que les autres formalités d'installation.
Un email générique envoyé après l'événement, demandant simplement « vos données carbone » sans format précis, obtient un taux de réponse proche de zéro. Un questionnaire structuré, avec des champs précis (kilomètres, poids, mode de transport) intégré dès l'inscription de l'exposant, change complètement le taux de retour. Cette logique de format structuré, plutôt que de demande ouverte et générique, vaut pour tous les prestataires d'un bilan carbone événementiel : plus le champ à remplir est précis et rapide, plus le taux de réponse est élevé.
La mutualisation, le levier le plus direct
Le levier de réduction le plus direct sur ce poste reste la mutualisation des transports entre exposants, en particulier pour ceux qui viennent d'une même région ou d'un même pays. Regrouper plusieurs chargements dans un même véhicule, plutôt que de multiplier les trajets individuels à faible taux de remplissage, réduit mécaniquement les émissions sans changer la quantité de matériel transporté.
Cette mutualisation peut être proposée par l'organisateur lui-même, en mettant en relation les exposants d'une même zone géographique, ou par le logisticien fret officiel de l'événement, qui a intérêt à optimiser le taux de remplissage de ses propres véhicules. Un exposant qui accepte de partager un chargement avec un voisin de stand réduit son propre poste fret sans changer la quantité de matériel qu'il expose, ni la qualité de sa présence sur le salon.
Comment Cleo Carbone traite ce poste
Cleo Carbone permet au logisticien fret de renseigner directement ses propres données, kilomètres, poids et type de véhicule, dans un espace dédié, plutôt que de faire remonter l'information par l'équipe organisatrice. Chaque ligne importée, qu'elle vienne d'un fichier de suivi logistique ou d'une facture de transport, est rattachée au bon poste d'émission, avec des facteurs issus de sources reconnues comme l'ADEME et la DEFRA.
Vous accueillez de nombreux exposants et voulez voir comment ce poste se calcule sur votre propre salon ? Demandez une démonstration : 30 minutes suffisent pour le voir concrètement.
